Monday, August 17, 2009

Panduan Membuat Project Plan (Bagian 2)

(Sambungan dari bagian 1)

3. Mengurutkan Aktifitas/ Activity Sequencing
Langkah selanjutnya adalah mengurutkan aktifitas. Ada 2 bagian utama dari langkah ini, yang pertama adalah mengurutkan aktifitas dari yang paling pertama dilakukan sampai yang terakhir dilakukan. Yang kedua adalah menetapkan koneksi dari 2 aktifitas atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain.

Dalam mengurutkan aktifitas, sangat dianjurkan untuk melakukannya bersama-sama dengan tim ahli. Jika tim yang terlibat cukup banyak dan aktifitas yang terlibat juga cukup banyak, ada tip ampuh yang bisa digunakan yaitu dengan menggunakan sticky notes. Tiap orang kemudian menuliskan aktifitas-aktifitas di sticky notes dari daftar aktifitas yang berhubungan dengan keahlian masing-masing. Setelah aktifitas ditulis ke sticky notes, jangan lupa mencoret nya dari daftar aktifitas agar tidak ada aktifitas yang dobel. Selanjutnya aktifitas yang telah tercatat di sticky notes itu bisa mulai diurutkan di dinding. Dengan cara ini, tim bisa bekerja sama dengan lebih baik dan seringkali pekerjaan ini bisa dikerjakan lebih cepat dengan hasil yang lebih baik.

Setelah aktifitas terurut, langkah selanjutnya adalah menentukan koneksi masing-masing aktifitas. Untuk menetapkan koneksi saya biasanya melakukannya dari aktifitas yang paling bawah. Bila anda menggunakan aplikasi MS-Project, anda dapat dengan mudah men-drag kotak aktifitas yang di inginkan ke kotak aktifitas sebelumnya untuk menentukan koneksi aktifitas.

Di MS-Project ada 4 buah koneksi antar aktifitas yang bisa digunakan, tapi dalam praktek sehari-hari, saya hanya menggunakan 3 tipe koneksi saja yaitu: Start –Start, Finish – Start, dan Finish – Finish. Koneksi Start – Finish tidak pernah saya gunakan karena secara keseluruhan aktifitas telah terurut pada saat kita menentukan koneksi aktifitas.

Bila aktifitas A ada di atas aktifitas B misalnya, maka Start – Start adalah kondisi dimana aktifitas B bisa dikerjakan bersamaan atau setelah aktifitas A dimulai. Finish – Start adalah kondisi dimana aktifitas B bisa dikerjakan hanya jika aktifitas A telah selesai. Finish – Finish adalah kondisi dimana aktifitas B bisa selesai hanya jika aktifitas A telah selesai dikerjakan.

Perlu di ingat bahwa dalam MS-Project, istilah “activity” dikenal dengan “task”. Istilah activity atau aktifitas sendiri mengacu pada istilah yang digunakan oleh PMI.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan sticky notes untuk mengurutkan aktifitas
• Mulai dari aktifitas paling bawah untuk menentukan koneksi aktifitas
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk menetapkan koneksi
• Bila ada, gunakan Project Plan dari project sebelumnya yang sejenis sebagai referensi


4. Mengidentifikasi Resources

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi resources. Dalam langkah ini kita perlu menentukan resource apa saja yang perlu dilibatkan dalam setiap aktifitas. Resource bias berupa pekerja atau labor seperti Programmer, System Analyst, Technical Writer, dan lain sebagainya. Resource bisa juga berupa non pekerja seperti server hardware, travel, license software, dan lain-lain.

Agar MS-Project bisa menghitung biaya project secara otomatis baik biaya untuk setiap aktifitas maupun total biaya, maka perkiraan biaya setiap resource perlu dimasukkan dalam Resource Sheet. Mengikuti cara kerja MS-Project, saya biasanya menggolongkan resource dalam 2 jenis berdasarkan penghitungan biaya di Resource Sheet. Dua golongan resources ini dalam MS-Project dikenal sebagai “Work” dan “Material”. Jika penghitungan biaya resource dilakukan berdasarkan waktu yang terpakai, maka akan saya masukkan dalam resource golongan “Work”. Bila penghitungan biaya resource dilakukan berdasarkan paket pengerjaannya, maka akan saya masukkan dalam resource golongan “Material.

Misalkan untuk seorang Programmer yang kita gunakan dalam project, jika penghitungan biayanya berdasarkan waktu yang digunakan dalam project, maka Programmer ini akan saya masukkan dalam resource golongan “Work”. Tetapi bila biaya Programmer itu dihitung berdasarkan paket misalkan paket untuk membuat aplikasi tertentu, maka Programmer itu akan saya masukkan dalam resource golongan “Material”.

Dengan mengacu pada penjelasan tentang golongan resources di atas, maka biaya-biaya seperti software license, travel, training, dan sebagainya bisa dimasukkan dalam golongan “Material”.

Dalam menentukan biaya resource, sebaiknya kita menentukan berdasarkan pada perkiraan yang paling mendekati kebenaran dan tidak melakukan penambahan atau pengurangan yang tidak perlu atau yang biasanya dikenal dengan istilah “padding”. Ada banyak metode untuk melakukan perkiraan ini salah satunya adalah metode PERT.

Sebuah aktifitas atau yang dalam MS-Project dikenal dengan istilah “task”, bisa mempunyai 1 atau lebih resources. Misalkan untuk aktifitas menginstall aplikasi A, bisa membutuhkan resource Programmer dari vendor, Programmer dari internal, biaya travel untuk vendor, biaya akomodasi untuk vendor.

Dalam mengidentifikasi resources yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas dalam project, perlu kita identifikasi juga persentase keterlibatan resource dalam mengerjakan suatu aktifitas. Misalkan untuk aktifitas membuat dokumen Users Manual memerlukan seorang System Analyst dengan keterlibatan 50% dan seorang Technical Writer dengan keterlibatan 100%.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk mengidentifikasi resource beserta biaya dan persentase nya
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan perkiraan
• Bila ada, gunakan Project Plan dari project sebelumnya yang sejenis sebagai referensi



(bersambung ke bagian 3)

2 comments:

  1. Organizations need to be assured the individuals that manage their projects can integrate methods to achieve sustainability goals and still achieve project specific objectives. Project Managers need credentials that validate their proficiency with these specialized qualities. PMP Certified and scrum certified project managers can learn, apply, and validate mastery of sustainability based project methods to meet these demands.

    ReplyDelete
  2. useful info and broaden,, successful greeting http://goo.gl/WkPZ2C

    ReplyDelete