Friday, August 14, 2009

Panduan Membuat Project Plan (Bagian 1)

Salah satu instrument dari Project Management yang sangat berguna bagi Project Manager dalam me-manage project dari awal sampai akhir project adalah Project Plan atau Perencanaan Proyek. Dalam Project Plan, seorang Project Manager bisa mengontrol ketiga batasan pokok dalam Project Management, yaitu Time – Cost – Scope.

Project Plan bukan hanya berguna untuk project di dunia kerja. Dalam kehidupan sehari-hari pun seringkali saya membuat Project Plan, misalnya untuk perencanaan liburan, garage sale, membuat blog, dan lain-lain.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa saya lakukan dalam membuat Project Plan.


1. Dari Scope Statement Menjadi Work Package
Sebelum kita memulai membuat perencanaan proyek atau Project Plan, kita tentunya harus mengetahui scope suatu project. Melalui Scope Statement kita bisa dengan mudah membuat Work Package atau paket kerja yang akan menjadi kerangka dari sebuah Project Plan.

Misalkan dalam Scope Statement disebutkan bahwa scope project adalah membeli sebuah server, membeli software aplikasi X, menginstall server aplikasi X, menginstall aplikasi X di 5 buah PC client, melakukan training untuk admin dan users. Maka dengan mudah Scope Statement ini bisa kita jadikan Work Package. Bila dianggap perlu, suatu Work Package bisa kita breakdown menjadi sub Work Package yang lebih kecil. Misalkan dalam Work Package “menginstall server aplikasi X”, bisa kita breakdown sebagai berikut: men-setup server hardware, men-setup server software, menginstall server aplikasi X.


2. Kembangkan Dengan Mendefinisikan Aktifitas
Setelah kita mempunyai Work Package sebagai kerangka Project Plan, kita bisa kembangkan dengan mendefinisikan aktifitas dalam setiap Work Package termasuk sub nya. Misalkan dalam sub Work Package “men-setup server hardware”, kita bisa mendefinisikan aktifitas-aktifitas sebagai berikut: membuat prosedur instalasi, menyiapkan peralatan dan manual, merakit server, melakukan test, menempatkan server di rak server.

Dalam mendefiniskan aktifitas, saya biasanya mengelompokkan aktifitas-aktifitas tersebut dalam 5 group yang dalam PM Methodology dikenal sebagai Project Management Process Group, yaitu: Initiation, Planning, Execution, Monitoring, Controlling, dan Closing. Perlu dipahami bahwa selain aktifitas-aktifitas hasil penjabaran Work Package, ada aktifitas-aktifitas lain yang berkaitan dengan project.
Dalam group Initiation, ada aktifitas sebagai berikut: menantukan scope umum, menentukan deliverables, membuat perkiraan kasar biaya atau OME (Order Magnitude Estimate), membuat milestone, mengidentifikasi stakeholders, membuat Project Charter, dan mendapatkan persetujuan Project Charter.

Aktifitas-aktifitas dalam group Planning antara lain membuat Business Requirement Document, membuat Technical Specification Document, membuat Scope Statement, membuat Project Plan, membuat Project Budget, membuat Risk Management Plan, membuat Communication Plan, membuat Procurement Plan, Membuat Quality Plan, membuat Project Organization Chart, membuat Project Management Plan yang merupakan gabungan dari semua dokumen perencanaan, dan yang terkahir adalah mendapatkan persetujuan Project Management Plan.

Aktifitas-aktifitas yang kita jabarkan dari Work Package sebagian besar masuk dalam group Execution. Tetapi selain aktifitas-aktifitas yang telah kita jabarkan tersebut, masih ada aktifitas lain yang perlu kita definisikan dalam group Execution ini. Sebelum kita bisa mulai melakukan aktifitas dari Work Package, tentunya kita perlu melakukan proses procurement yang di dalamnya terdapat aktifitas-aktifitas antara lain: melakukan survey product, meminta proposal dari vendor, menganalisa product dan memilih vendor, lalu melakukan pembelian barang. Setelah itu baru kita bisa mengerjakan aktifitas-aktifitas dari Work Package. Namun untuk aktifitas yang tidak membutuhkan vendor atau external resources, kita tentunya bisa langsung menjalankan aktifitas tersebut tanpa menunggu proses procurement selesai. Setelah semua aktifitas dari Work Package di laksanakan, ada beberapa aktifitas yang bias kita tambahkan dalam group Execution, yaitu: UAT (Users Acceptance Test), mendapatkan ijin untuk Go Live, melakukan persiapan-persiapan Go Live, Go Live, hand over ke Operation, membantu Operation dalam masa peralihan, medapatkan persetujuan penerimaan product.

Saya biasanya menggabungkan group Monitoring dan Control dalam satu group. Aktifitas-aktifitas dalam kedua group ini biasanya beririsan masa kerjanya dengan aktifitas-aktifitas di group Execution, yaitu: mengupdate project document (Project Plan, Project Budget & Forecast, Risk Management Plan, dll), membuat laporan umum secara periodik (progress kerja, risk, biaya, dll), membuat dokumentasi masalah, membuat Project Change Request jika ada perubahan rencana, melakukan evaluasi performance dari project team, melakukan verifikasi scope, me-manage project team dan stakeholders.

Dalam process group Closing, kita perlu melakukan aktifitas-aktifitas berikut: melakukan procurement audit untuk memastikan bahwa vendor telah mengerjakan semua tanggung jawab mereka sesuai kontrak dan memastikan bahwa semua invoice telah terbayarkan, menutup kontrak, membuat dokumentasi Lessons Learned, meng-archive semua dokumen project, mendapatkan ijin untuk menutup project, menutup project, melakukan survey kepuasan pelanggan.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli untuk mengidentifikasi aktifitas
• Bila ada, gunakan Project Plan dari project sebelumnya yang sejenis sebagai referensi
• Lakukan penggolongan tipe pekerjaan untuk memudahkan mengidentifikasi aktifitas.

(Bersambung ke Bagian 2)

2 comments:

  1. Terima kasih pak atas sharing ilmunya yang bermanfaat.

    ReplyDelete
  2. Kalau ada tools untuk pembuatan project plan atau lainnya yang free, boleh dong di share. Karena akan sangat mudah untuk membantu mahasiswa melakukan simulasi. Mungkin ada link nya yang bisa di download, dapat di email ke rwisnupp@rwisnupp.com. Terima kasih

    ReplyDelete