Panduan Membuat Project Plan (Bagian 3 - Habis)

(Sambungan dari bagian 2)

5. Memasukkan Durasi Aktifitas
Setelah semua resource yang terlibat teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memasukkan durasi yang diperlukan dalam mengerjakan aktifitas. Perlu dipahami bahwa durasi tidak selalu sama dengan total waktu yang akan terhitung sebagai komponen biaya. Durasi adalah lamanya suatu aktifitas dikerjakan atau waktu saat aktifitas selesai dikerjakan dikurangi dengan waktu saat aktifitas mulai dikerjakan.

Misalkan untuk aktifitas training atau pelatihan memerlukan seorang System Analyst dengan keterlibatan 50% dengan lama penugasan 1 minggu. Maka durasi untuk aktifitas ini adalah satu minggu, dan waktu yang terhitung sebagai komponen biaya aktifitas adalah setengah minggu. Dengan demikian biaya yang diperlukan untuk mengerjakan aktifitas ini adalah setengah minggu kali biaya resource nya.

Bila anda menggunakan aplikasi MS-Project, sangat dianjurkan untuk membuat Project Plan sesuai dengan urutan yang dijabarkan dalam panduan ini. MS-Project melakukan perhitungan otomatis dalam beberapa komponen dalam Project Plan. Bila anda membuat Project Plan tidak sesuai dengan urutan yang dianjurkan, perhitungan otomatis itu malah akan membingungkan anda. Misalkan bila anda mendahulukan memasukkan durasi sebelum memasukkan persentase keterlibatan resource, saat angka persentase resource tersebut dimasukkan maka MS-Project akan secara otomatis mennyesuaikan duration yang malah membuat Project Plan menjadi tidak valid. Bila hal ini terjadi, maka anda perlu menyesuaikan angka durasi tersebut secara manual.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk memasukkan durasi
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan perkiraan
• Buatlah Project Plan sesuai dengan urutan yang dianjurkan dalam panduan ini untuk menghindari kesalahan yang diakibatkan otomatisasi di MS-Project


6. Menyesuaikan Project Plan Dengan Budget
Pada tahap akhir pembuatan Project Plan, kita perlu menyesuaikan draft Project Plan kita dengan budget yang telah dianggarkan. Tentunya kita tidak menginginkan biaya Project Plan kita jauh melebihi budget.

Pada penjelasan sebelumnya di sebutkan bahwa sebaiknya kita tidak melakukan “padding” dalam membuat perkiraan biaya resource maupun durasi aktifitas. Padding adalah menambah atau mengurangi perkiraan tanpa dasar yang jelas. Misalkan kita memperkirakan untuk untuk menginstall aplikasi A dibutuhkan waktu 3 hari. Tapi untuk cari aman, kita bulatkan jadi 5 hari. Cara ini hanya akan menyulitkan kita pada saat kita hendak menyesuakan angka Project Plan dengan budget. Bila angka Project Plan mengandung unsure “padding”, maka kita akan kesulitan untuk melacak aktifitas yang mengandung “padding” dan berapa besar unsur “padding” nya.

Sebelum melakukan penyesuaian, kita perlu membandingkan angka di Project Plan dan angka dalam budget. Saya biasanya menjabarkan angka-angka tersebut dalam komponen-komponen Project Manager, Internal Labor, Travel, Training, External Labor, Hardware, Software, dan Maintenance. Angka-angka ini lah yang perlu kita bandingkan.

Melalui pembandingan ini kita akan megetahui komponen mana yang melebih budget dan mana yang kurang dari budget. Selanjutnya kita bisa melakukan penyesuaian pada komponen yang tidak sesuai dengan budget. Perlu diingat dalam melakukan penyesuaian, kita harus mempunyai dasar. Sekali lagi di sini sangat dianjurkan untuk tidak melakukan “padding”. Ada banyak cara dalam melakukan penyesuaian, misalkan dengan cara mencari vendor lain dengan biaya lebih murah, menata ulang aktifitas agar lebih efisien, melakukan penghematan pada biaya travel, dll.

Bila setelah kita melakukan penyesuaian pada Project Plan kita mendapatkan bahwa angka nya masih jauh dari budget, maka kita perlu mengusulkan pada Project Sponsor untuk menambah budget project atau mengurangi scope project.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Jabarkan budget dan Project Plan dalam komponen-komponen penting untuk memudahkan pembandingan
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan penyesuaian